Qué es el CAF y qué hacer cuando se acaban los folios
El CAF autoriza los folios de sus documentos tributarios. Qué es, cómo se pide al SII y cómo evitar quedarse sin folios en plena venta.
Si su sistema de facturación muestra el aviso "no hay folios disponibles", su empresa no puede emitir ese tipo de documento hasta conseguir más. Detrás de ese aviso está el CAF. Le explicamos qué es, cómo se obtiene y cómo evitar quedarse sin folios en medio de la jornada.
Qué es el CAF
El Código de Autorización de Folios (CAF) es un archivo electrónico que entrega el SII cuando su empresa pide folios para emitir documentos tributarios electrónicos. Es la autorización oficial de un rango de números: por ejemplo, "facturas del folio 1.001 al 2.000".
Junto con el CAF, el SII entrega un par de claves que permiten generar y verificar el timbre electrónico de cada documento. Por eso la información del CAF aparece dentro del timbre (el código de barras PDF417) de cada factura o boleta: el RUT del emisor, el tipo de documento, el rango de folios, la fecha de autorización y la firma del SII.
Un CAF por cada tipo de documento
Cada tipo de documento tiene su propio CAF y su propia numeración. Por ejemplo:
- Factura electrónica afecta.
- Factura electrónica exenta.
- Nota de crédito y nota de débito electrónicas.
- Guía de despacho electrónica.
- Boleta electrónica.
Que tenga folios de factura no significa que tenga de nota de crédito. Conviene revisar todos los tipos que su empresa usa.
Cómo se piden los folios
- Solo pueden pedirlos los usuarios autorizados de la empresa, identificados con su certificado digital en el sitio del SII.
- Se ingresa a la opción de timbraje electrónico (solicitud de folios).
- Se indica el RUT de la empresa, el tipo de documento y la cantidad de folios.
- El SII entrega el archivo CAF, que se carga en el sistema de facturación.
En un software de mercado bien integrado, este paso puede quedar muy simplificado: el sistema avisa cuando quedan pocos folios y guía la carga del nuevo CAF.
Cómo no quedarse sin folios
- Configure una alerta cuando queden, por ejemplo, el 20 % de los folios de cada tipo.
- Revise los tipos que usa poco (notas de crédito, guías): son los que se agotan sin que nadie lo note.
- Tenga más de una persona autorizada para pedir folios, por si quien lo hace habitualmente no está.
- No comparta el CAF entre sistemas: si dos sistemas usan el mismo rango, se repiten folios y el SII rechaza los documentos.
¿Su empresa aún no está certificada? Para pedir folios con un software de mercado, primero debe estar autorizada como emisor electrónico. Nosotros hacemos esa certificación en el mismo día. Vea cómo funciona la certificación express.
En resumen
El CAF es la autorización que hace válido cada número de sus documentos. Gestionarlo bien es simple, pero quedarse sin folios detiene la facturación justo cuando más se necesita.
En DTECore la gestión de folios y CAF forma parte de la plataforma. Si su sistema actual le da problemas con los folios, conversemos.
Fuentes
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de su contador.
